疫情造成的“数字化强度”问题有解决方法吗?

2021年04月28日 10:31 次阅读 稿源:新浪科技 条评论

北京时间4月28日消息,自疫情以来,我们开始越来越多地使用数字化办公工具,而这导致我们的工作时间变得越来越长,对大脑造成的认知负担也越来越重。怎样才能解决这个问题呢?去年,有人在推特上开玩笑说:“又看了一整天电影,边看边刷手机,作为我看了一整周电脑屏幕的奖励。”

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资料图

这话说得真不错,如今这场疫情已经进行了一年多,我们的目光都好像被黏到了各种各样的屏幕上。并且不仅仅是看电影和刷抖音,我们在工作中也开始越来越多地依赖数字工具。

这种“全天候虚拟”的生活方式导致“数字化强度”激增。我们的工作中用到的数字化工具越来越多,并且使用这些工具的工作时间也越来越长。去年,微软公司追踪了31个国家的三万多名用户的使用习惯,最终的调查结果为我们敲响了一记警钟。

“人们每周用Teams软件开会的时长增加了148%。”微软副总裁贾里德•斯帕塔罗指出,“平均每名用户在下班后的工作聊天次数增加了42%,周末更是增加了200%。2021年2月,我们的客户收到的邮件比去年2月足足多了400亿封。”

斯帕塔罗个人对此也深有体会。他和他的团队在屏幕前花的时间的确比过去长了不少。他表示,员工们参加的会议越来越多,有时这些会并非必需,他们只是想表示自己在参与公司工作而已。斯帕塔罗还说,他如今的一对一会谈也比之前多了许多。在他看来,这是由于“人们对人际联系的渴望”导致的。

这种数字化办公模式给大脑造成了很大的认知负担。有一些短期手段可以在一定程度上降低这种数字化强度,但这一问题也促使我们开始探讨,在全新的工作模式下,我们究竟应当以何种方式进行交流。

巨大的认知负担

当然,远程办公肯定意味着我们要在屏幕前多花时间。过去会议都是当面举行,但如今别无他选,只能借助虚拟交互方式。

美国远程办公咨询公司Global Workplace Analytics总裁凯特•利斯特指出,我们应当客观地看待微软的调查数据。“不错,Teams软件如今用得是比以前多了。从前基本没人用它。”但远程办公意味着我们肯定要使用虚拟工具,因此Teams或Zoom等在线会议软件的使用量增加应该是在预期之内的。

但即便如此,微软调查结果中的其它数据依然令人忧虑。该调查报告还显示,在许多国家,人们的工作时间都延长了一小时左右,平均会议时间也增加了10分钟。

“人们的工作量确实变大了。”利斯特指出,“而且你整天都要盯着电脑屏幕。不像在办公室里,你可以和同事们社交,可以站起来走走、去吃个午饭,也不能到点就走,所以你只能不停地工作。”

由于我们无法像过去那样,在办公室走廊里擦肩而过时闲谈几句、或是凑过身子问个问题,我们向同事发起的聊天、发送的邮件、以及安排的会议都比从前多了,这些都是造成如今工作时间变长的原因。

在疫情之前,我们在参加会议、吃午饭、或上下班通勤时,也许会把数字化平台暂时搁置一边。但如今,这些在线工具简直如影随形、无处不在。在不同平台间的切换(比如从邮件切到浏览器)会给我们的认知过程造成沉重负担。再加上没完没了的视频聊天,情况只会越来越糟。

“我们的大脑并不适合一直盯着平面图案。”微软人类工程学实验室主任迈克尔•波翰博士指出,“大脑更适应真实世界,习惯利用身体语言等微妙手段进行处理和沟通。”

在视频会议中,每个人的画面各占一格,我们的大脑便会试图对每一位参会人进行单独处理,包括听取、理解和接受视觉信息。你还没开始看会议议程,你的大脑便已经在努力工作了。“你也许意识不到这一点,”波翰指出,“但在屏幕上处理工作的确会给大脑造成巨大的认知负担。”

开的会越多,这种情况就越严重。波翰和他的研究团队在一项研究中观察了人们在参加一连串模拟视频会议时的大脑活动。他们追踪了受试者脑中产生α波(大脑休息时产生)和β波(大脑努力工作时产生)的频率,结果发现,在长达一天的开会时间里,β波一直在向前延伸,仿佛永无止境。“β脑电波的攒积与人们的疲劳感和焦虑感之间有很强的关联性。”波翰指出。

但问题不止开会一项。只要大脑需要同时处理大量信息(也就是说,只要你盯着屏幕看),大脑就会一直产生β波。在持续产生β波一段时间后,大脑的处理速度就会开始下降。你越是想赶紧把工作做完,就越是做不动。

短期解决手段

好消息是,哪怕只是休息10分钟这样简单的方法,只要使用得当,都可以在一定程度上缓解数字化强度造成的影响。

“如果休息一下,做点冥想、阅读、拉伸、乱涂乱画之类的事儿,你的大脑便能放松一些,开始产生α波,”波翰指出,“休息之后,你就会变得更加投入和专注。休息给了你一次‘重置’大脑的机会,更有利于维护大脑健康。”

面对庞大的工作量,再加上远程办公往往更困难、更费事,做个瑜伽似乎都变成了一种奢侈。但这么做的确大有益处。α波有利于大脑认知功能的恢复,可以提高工作效率。

斯帕塔罗表示,微软正在研发新的软件功能,试图以此解决视频会议带来的认知负担问题。该功能名叫“共聚模式”,其实是一个虚拟滤镜,可以将所有参会者置于同一背景之上。该滤镜去掉了每位参会者单独的方框和背景,从而减少了一部分占据大脑认知空间的潜意识处理活动。

但要真正缓解数字化强度问题,光凭改进视频会议平台还不够。斯帕塔罗指出,如今距疫情开始已过去了一年多,工作环境也发生了巨大变化,从办公室转到了家中,但我们仍在试图复制传统的工作模式。

“老办法已经行不通了,我们正在进入一个新时代。”他说道,“我们需要形成新习惯、新做法、以及新的文化理解。我们还需要学习新技能、新规律、并且创造新的文化常态。”我们不应将员工视作“工厂中的机器人”,而应将他们视为“精英运动员”。“这和运动员的训练是一样的:我们需要进行一段高强度的工作,然后必须休养一段时间,并且休养和工作同样重要。”

努力改进

利斯特认为,要想实现这些改变,首先要对我们在工作中的沟通方式进行重新评估。“如果我们要找某人谈谈,不能每次都通过视频会议。难道每次都需要开长会,一个人讲、其他人听吗?其实发个会议纪要就行了。”

她认为,无论是当面会议还是视频会议,大多数会议其实都是“浪费时间”。如今,会议被搬到了线上,“许多人就只是坐在电脑前,同时还在处理其它任务,这也会给认知能力造成很大负担。而他们之所以这么做,是因为他们本就不需要参会。会议早就应该取消了,为何我们如今在虚拟世界中还要继续这么做呢?”

利斯特指出,为减少工作过度的问题,企业应当提前向员工说明公司政策和期望。“有些人可能凌晨三点时工作效率最高。但如果你老板凌晨三点给你发了封邮件、而你直到早上八点才看到,你就可能担心自己的响应不够及时。”她举了个例子,“而公司必须提前跟员工说明白,‘你不需要在凌晨三点回邮件。”

此外,过度管理也不可取。管理不应以员工是否出勤为中心,否则便会导致人们在视频会议和工作聊天上花费太多时间,从而饱受数字化强度之苦。要想终结这种“出勤主义”,企业就需要打造一种文化,让员工们知道自己有权、并且应当时不时下个线。

如能找到与同事联络的新途径,减少每日会议、邮件和虚拟打卡的数量,不仅能减轻我们的数字化负担,还能为后疫情时代的工作场景打下基础。

“我们需要重新审视工作中的每一个环节,”利斯特说道,“并且反问:我们为什么要这么做?有没有更高效的方法?我们不能简单地将旧方法复制到新环境当中,而要好好想想如何改进。”

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