协同办公为企业决策带来的三大改变

2012年03月08日 16:54 次阅读 稿源: 条评论
我们知道,正确的决策是企业做大做强的重要前提。所谓的决策便是决策者针对需要解决某一特定问题,从组织提出的各种解决方案中确定可行性最强的选 择。从本质上讲,科学的决策是一种理性的选择过程,它要求企业遵循一种最优化原则。随着决策理念在企业的深入,很多企业管理者都努力使自己制定战略决策的 流程尽可能严密而精确。

然而伴随着决策条件的瞬息万变,很多企业都会陷入这样一种困惑,我该如何从拣选出准确的资料?该怎样优化我的企业决策程序?又该通 过方法才能提高我企业的决策效能?

我们见过不少公司在混乱的决策过程中痛苦挣扎,但拥有优秀决策能力的公司决不会让自己陷入这样的麻烦。它们会通过一套结构清晰、精心设计的决策方法 来帮助制定决策,确保在决策过程、资料准备、承担义务以及决策实施等一切事务上达成一致。它们通常也会借助合适的协同办公系统来支撑整个过程,通过有效的 信息化决策管理,就能快速、高效地制定和执行决策。那么,协同办公系统究竟能给企业带来哪些具体的改变?以企业使用率最高的一款群英网络(http://www.qycn.com/work/)CC协同办公系统的亲身体验为例,总结了以下三点:

1提高信息的可得性改变决策者的有限理性。

对于决策类型来说,团队比个人更能产生更完整的信息和知识,除了能为决策带来更多的投入之外,还能给决策带来多样化的可选方案。研究证明,不能获得 完全信息是影响企业进行理性判断和抉择的直接原因之一。要改变企业决策者的有限理想,最有效的途径是为团队创造信息共享、知识管理的条件,将适当的信息提 供给适当的管理者,从而提高决策的科学性与合理性。CC协同办公通过计算机可以将目标文件一次性分发至所有的接受对象,并可跟踪其接受状态、设置签批权限,收件人可对其工作单进行查看附言,通过这样的信息数据传递让各部门的数据信息共享变得十分简单和高效,使决策方案的接受度得到更为清晰的呈现,从而产生高质量的决定。

2 利用流程的自定义流转使决策趋于团队化。

由于信息化时代信息量的剧增,信息的复杂性也在迅速增强。对于决策过程中的信息处理已经不是少数人能够完成的工作。现代企业组织制定决策更多的是依 赖于各个部门的领域专家,这些知识性员工拥有特定领域的专业知识和问题处理能力,并能利用自己的知识技能为企业的决策提供、综合、总结所需的信息。CC协 同办公采用的是一种流程走向的自定义选择方法,企业可以随时自定义需要的决策议题,并通过工作安排、工作监督、工作申请、流程审批、上级签字等一整套规范 化的程序流转,根据决策议题的特殊性需要分别发送到相关的各个部门,分层次地获取决策信息,将团队的步调协调得更为紧密,有效将决策到实施的决策链变得更 短。

3 更好地使用多媒体工具改善团队协同效率。

时效性永远是放在企业决策的第一位,如何快速决策比怎样决策更重要。所以,决策者所需要思考地是如何尽可能缩短跨部门甚至跨地域的决策团队聚集会议 的时间。CC协同办公在一定程度上取代了传统会议的进行方式,利用多媒体功能集成实现企业实时的信息交互。它可利用即时通讯、短信等方式将不同会场的人员 活动情况、会议内容以及各种数据和信息及时地传递给每个与会者,通过有效的通讯方式促使不同空间位置的决策团队以最快的速度进行实时讨论和协同工作,确保 信息的及时性和工作的顺利进行,突破性地改善团队协同办公的效率。

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